eHRM en HR Analytics: neem de tijd voor een passend systeem

HR-analytics of niet? Die vraag is voor steeds meer organisaties actueel. Want moderne HR-technologie maakt HR-analytics vaker mogelijk, mits je tijdig de goede keuzes maakt. En neem daar vooral de tijd voor…

Het HR Tech World Congress 2017 in Londen vorige week liet er geen misverstand over bestaan: het tempo waarin nieuwe HR-technologie het licht ziet, is moordend. En daarmee komt voor steeds meer organisaties de weg vrij voor HR-analytics. Het aantal organisaties dat in eHRM investeert, blijft de laatste jaren stijgen. Bood 46 procent van de Nederlandse werkgevers drie jaar geleden een vorm van e-HRM aan, een jaar later was dat 56 procent en in 2016 al 62 procent. Zo bleek onlangs uit de Raet HR Benchmark 2017.

Investeren in eHRM betaalt zich uit

De huidige koplopers in HR-analytics sloegen deze weg jaren geleden al in. Miljarden euro’s en dollars werden de afgelopen decennia wereldwijd in HR-technologie geïnvesteerd. Zo nam Shell in 2000 het “Shell People”-systeem in gebruik. Dat betaalt zich nu uit. Het bedrijf is nu koploper op het gebied van HR-analytics, net als andere bekende organisaties die dit deden.

De afgelopen jaren worden de mogelijkheden van HR-analytics steeds breder erkend. In de Raet HR Benchmark gaf ruim de helft van de HR-managers (55 procent) aan HR-analytics zelfs als randvoorwaarde te zien om de rol van HR-businesspartner goed te kunnen invullen. Daar moet bij opgemerkt worden dat de ondervraagde HR-managers meerdere associaties hebben bij de term ‘HR-analytics’.

De meesten denken daarbij aan tools waarmee je eenvoudig rapportages kunt maken (37 procent). Ook denken ze dat analytics een nauwe relatie heeft met het verantwoorden van investeringen in HR (32 procent). Het zogeheten ‘predictive analytics’ ofwel voorspellen van businessresultaten op basis van HR-data ziet 31 procent als een vorm van HR-analytics. En 5 procent ziet hierin puur wetenschappelijk onderzoek met behulp van data.

Maar hoe je HR-analytics ook invult, er zijn altijd IT-faciliteiten voor nodig. Dat kan voor HR variëren van op zichzelf staande online-applicaties voor salarisverwerking, recruitment, verzuim, opleiden, enzovoort, tot alles omvattende HR-systemen van bijvoorbeeld SAP, Oracle of Workday. Afhankelijk van de inrichting en de technische specificaties biedt dit de mogelijkheid van eenvoudige tot en met de meest geavanceerde methoden om inzicht te krijgen in medewerkers en organisatie. Dat kun je grofweg in de volgende onderverdelen stappen, die elk een uitbreiding vormen op de voorgaande:

1. Simpel data van processen vastleggen in operationele systemen

2. Het uitvoeren van eenvoudige rapportages, bijvoorbeeld over verzuim

3. Data uit meerdere bronnen opslaan in één datawarehouse

4. Geavanceerde rapportages uitvoeren en dashboards inrichten

5. Diverse visuele analyses kunnen uitvoeren

6. Standaard statistische analyses maken en beschrijvende en/of verklarende modellen opstellen

7. Complexe statistische analyses maken en voorspellende modellen ontwikkelen

Kostenbesparing of strategische herpositionering?

Bij de keuze voor systemen staat altijd voorop dat de vorm en de mate waarin de organisatie eHRM inzet altijd afhankelijk is van de vraag: wat heeft de organisatie nodig en hoe kan e-HRM hieraan bijdragen? Bijvoorbeeld in de vorm van:

· Betere en snellere informatievoorziening

· Het gemakkelijker maken van het uitvoeren van HR-taken

· Betere service en kwaliteit van de HR-afdeling

· Het verlagen van kosten en het verhogen van efficiency

· Bijdragen aan de strategische besluitvorming van de organisatie

Op die vraag zal eerst een goed doordacht antwoord gegeven moeten worden. Dat betekent duidelijke keuzes maken, want bepaalde doelstellingen gaan niet goed samen. Het puur verhogen van de efficiency vraagt andere vormen van eHRM dan het verbeteren van de HR-dienstverlening of een strategische herpositionering van de HR-functie. Dit bepaalt dus ook het uiteindelijke succes dat de organisatie ervaart van een gekozen oplossing.

Daarbij hebben de doelen die organisaties met eHRM nastreven in de loop der tijd duidelijke andere accenten gekregen. Zie bijvoorbeeld “Electronic HRM: four decades of resarch on adoption and consequences” van Tanya Bondarouk, Emma Parry en Elfi Furtmueller. Daarin inventariseren zij vier decennia van onderzoek naar de factoren die het succes van e-HRM bepalen. Factoren die daarin altijd een grote rol blijken te spelen zijn onder meer: de organisatie-omvang, het type e-HRM, de branche en de kenmerken van het personeelsbestand.

Met e-HRM leg je de basis voor HR-analytics

Wie wil profiteren van de voordelen die HR-analytics te beiden heeft, zal dus eerst de stap moeten zetten van het succesvol inrichten van een bij de organisatie passende vorm van e-HRM. Daarbij gaat het om veel meer dan de keuze voor een systeem. Het betreft hier een veranderproces op zichzelf.

Wie dat proces goed uitvoert, kan daar met state-of-the-art HR-technologie veel voor terugverwachten. Hoe je dat veranderproces het praktisch aanpakt, maakt Matthijs van den Bos goed inzichtelijk in ‘Technologie als gamechanger voor HR? 5 Tips’. Eén van de vragen die in dat proces aan bod moet komen is: wil de organisatie – nu of op termijn – ook HR-analytics toepassen?

Door daar nu de basis voor te leggen, plukt de organisatie hier binnen een paar jaar al de vruchten van. Aan het razend snelle tempo van de digitalisering zal het in elk geval niet liggen.

Toine Al

Auteur van “HR Analytics: waarde creëren met data-gedreven HR-beleid” i.s.m. coauteur Irma Doze, Weka Business Media, Amsterdam (2015)

Wilt u kans maken op een gesigneerd exemplaar van dit boek?

Meld u zich dan aan voor de “Masterclass Smart HRM” op 11 mei aanstaande.