Auteur: Matthijs van den Bos, UmanIT.
In verkiezingstijd wordt vaak gewacht op de ‘gamechanger’ die moet zorgen voor instemming van de kiezer. In de wereld van HRM ligt deze gamechanger al een langere tijd voorhanden. Moderne technologieën zoals Platform as a Service, mobiele apps, virtuele leerplatforms, social media of HR-analytics software, kunnen zorgen voor een omwenteling binnen HR!
Maar de voordelen van HR-technologie komen helaas niet altijd tot hun recht. Aangeschafte modules worden niet of nauwelijks gebruikt of het huidige systeem is inmiddels ingehaald door nieuwe eisen. Dikwijls waren de verwachtingen te hoog van de techniek. Maar eHRM gaat over (mentale) verandering. In deze blog geven we je vijf tips over hoe technologie wél werkt.
Tip 1: Wees ambitieus maar neem de tijd voor een goede diagnose
Als je niet weet waarom je iets doet dan loop je vroeg of laat vast. Dat geld voor zoveel dingen. Je verdwaalt in een veelheid van keuzes. De passie is ver te zoeken en het motiveren van anderen wordt dan lastig. Dat kost een hoop tijd en uiteindelijk veel geld. Zo is het ook met eHRM. Neem dus de tijd en rust voor een goede diagnose van huidige knelpunten. Brainstorm pas daarna over mogelijke oplossingen. Waarschijnlijk kan technologie wel helpen. Het is verleidelijk te gaan googelen naar nieuwe systemen en leveranciers. Doe dat (nu nog) niet. Een concreet en helder antwoord op de vraag ‘waarom doen we dit eigenlijk’ helpt om prioriteiten te stellen en discussies achteraf te voorkomen. Het is een vraag die beslissers ook gaan stellen. Het resultaat van deze stap is meestal een businesscasedocument. Visualiseer je plan en hou het leesbaar, dat verhoogt de acceptatie.
Tip 2: Durf te sleutelen aan HR
ICT kan helpen oude patronen te doorbreken. Kunnen we meer met minder procedures doen? Kunnen we de wirwar aan HR-taken afstoten en vervangen door ICT? Dat vraagt om lef omdat het dagelijkse werk van mensen verandert. Hoe ver wil je gaan met ‘self service’?. Moeten leidinggevende nu zelf achter het scherm HR-mutaties invoeren? Zorg voor standaard administratieve processen. Hou het simpel. Veel HR-systemen geven helemaal geen ruimte voor maatwerk. Wat betekent dit voor de informatievoorziening en dienstverlening van de HR-afdeling? Welke functies en competenties heb je nodig en níet meer nodig op de afdeling HR? Het resultaat van dit denkproces is vaak een ‘bouwtekening’, net als bij een huis, dat de kaders en principes beschrijft van hoe het ‘HRM-domein’ moet worden ingericht. Het is de basis voor de meer concrete functionele en technische inrichting van systemen.
Tip 3. Manage de transformatie (meer dan de techniek)
Er zijn wel 160 factoren zijn die bepalen in welke mate HR-technologie succes oplevert. Maar de mensfactor maakt het échte verschil zo blijkt uit onderzoek *). Bovenal: maak mensen vertrouwd met de techniek. Belangrijk is dat gebruikers de techniek accepteren als waardevol. Werk samen in de ontwerpfase. Geef ze veel invloed op de keuze voor een nieuw systeem. Informeer ze over de mogelijkheden van eHRM door ze in persoonlijke gesprekken te laten zien hoe eHRM eruit ziet en hoe het hun dagelijks werk makkelijker maakt. eHRM implementeren gaat voor 20% om techniek en 80% verandering van mens en organisatie.
Tip 4. Ga aan de slag met nieuwe vaardigheden
HR-professionals die technologie niet adopteren worden uiteindelijk irrelevant en ongeloofwaardig. Maar de component ‘technologie’ scoort in onderzoek, traditioneel slecht onder HRM-ers (D. Ulrich, 2016). Weet hoe je op een professionele manier om moet gaan met social media, HR-analytics en de selectie van de juiste software. Wees een slimme klant van leveranciers. Geef leveranciers context en leg ze de doelen uit die je wilt realiseren. Stel ze scherpe vragen en laat je niet verleiden door mooie presentaties. Verdiep je in de impact van (HRM-)technologie op de werkvloer. Informeer jezelf goed en ga te rade bij andere organisaties die al meer ervaring hebben. En vergeet niet om ook managers te helpen bij hun nieuwe rol bij ‘self service’.
Tip 5. Blijf in gesprek: eHRM gaat niet over eHRM
Technologie is ‘slechts’ een hulpmiddel voor een sterkere HRM-functie. Technologie is geen vervanging van een goede HR-strategie en goed presterende mensen. Het is belangrijk om dit principe goed te bespreken met alle belanghebbenden. Wat vinden zij? Waarom is eHRM in hún werk een gamechanger? Zoek enthousiastelingen in de directie en ‘spread the word’.
Auteur: Matthijs van den Bos. Matthijs is specialist in HRM & Technologie en eigenaar van adviesbureau UmanIT. Hij is tevens docent tijdens de masterclass SmartHRM, over de kansen én de kunst van HRM-technologie.
*) Download de paper ‘Electronic HRM: four decades of research on adoption and consequences’ van Prof. dr. Tanya Bondarouk, docent tijdens de masterclass op 11 mei a.s. en hoogleraar aan de vakgroep HRM van Universiteit Twente.